Расписка о получении трудовой книжки от работодателя при увольнении
Расписка подтверждает факт получения работником трудовой книжки от работодателя при увольнении. Документ фиксирует реквизиты книжки, основание увольнения, реквизиты приказа, а также возможные вкладыши и дубликаты. Соответствует требованиям статьи 84.1 ТК РФ и Приказа Минтруда России № 320н. Защищает работодателя от исков по статьям 234 и 237 ТК РФ.
ДОКУМАТОРОБОТ
💳 Карта
Как заполнить?
- Укажите город и дату составления расписки — дата должна совпадать с днём увольнения.
- Выберите тип работодателя (юридическое лицо или ИП) — от этого зависит набор реквизитов.
- Заполните реквизиты работодателя: наименование, ОГРН/ОГРНИП, ИНН, КПП (для юрлиц), адрес, данные представителя.
- Укажите ФИО, паспортные данные, адрес и телефон работника.
- Заполните сведения о трудовой деятельности: должность, даты приёма и увольнения, реквизиты приказа, основание увольнения.
- Отметьте, велась ли бумажная трудовая книжка. Если да — укажите её серию, номер и дату заполнения.
- Отметьте наличие вкладыша и укажите его серию и номер.
- Если выдаётся несколько документов — отметьте это и перечислите их в отдельной группе.
- При выдаче дубликата укажите причину — это требование Приказа Минтруда № 320н.
- Установите, подтверждает ли работник отсутствие претензий по записям и факту выдачи книжки.
- При необходимости добавьте сведения о представителе работника, свидетелях и дополнительные условия.
Важные советы
- Расписка не является обязательным документом, но защищает работодателя от исков по статьям 234 и 237 ТК РФ о задержке выдачи трудовой книжки.
- Дата расписки должна совпадать с датой увольнения — иначе возникает риск претензий о несвоевременной выдаче.
- Указывайте полные реквизиты книжки (серия, номер, дата заполнения) — это защита от подмены документа.
- Основание увольнения должно точно соответствовать формулировкам ТК РФ и приказу — несоответствие может быть оспорено работником.
- Если книжка выдаётся через представителя, обязательно указывайте его паспорт и основание полномочий (доверенность).
- Блок об отсутствии претензий следует ограничивать сферой записей в трудовой книжке и факта выдачи — иначе он может быть истолкован как отказ от расчёта.
- При выдаче дубликата указывайте причину: утеря, порча или иное основание по Приказу № 320н.
- Если у работника несколько книжек или вкладышей — перечислите их в отдельной группе с реквизитами каждого документа.
- Составляйте расписку в двух экземплярах: по одному для работодателя и работника.
- Дополнительно фиксируйте выдачу книжки подписью работника в книге учёта движения трудовых книжек — это дублирующий механизм.
- При спорных ситуациях привлекайте свидетелей — это усилит доказательственную силу расписки.
Частые вопросы
Обязательно ли оформлять расписку о получении трудовой книжки?
Нет, расписка не обязательна по закону. Достаточно подписи работника в книге учёта движения трудовых книжек. Однако расписка — рекомендуемая мера защиты работодателя от исков о задержке выдачи (ст. 234 ТК РФ) и о компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ).
Какие реквизиты трудовой книжки обязательно указывать?
Серия, номер и дата заполнения. Это защищает работодателя от подмены документа и позволяет однозначно идентифицировать выданную книжку при спорах.
Что делать, если работник отказывается подписывать расписку?
Расписка — добровольный документ. При отказе работника работодатель может составить акт об отказе в присутствии свидетелей и направить работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте. С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности.
Что указывать, если работник перешёл на электронную трудовую книжку?
При переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки в течение 3 рабочих дней. Расписка оформляется так же — с указанием серии, номера и даты заполнения бумажной книжки.
Когда выдаётся дубликат трудовой книжки?
Дубликат выдаётся при утере или порче книжки, а также в иных случаях, предусмотренных пунктами 31–34 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Причину выдачи обязательно указывайте в расписке.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш оформляется, если в трудовой книжке закончились страницы для записей (п. 38 Приказа № 320н). Вкладыш — самостоятельный документ, вклеивается в книжку и имеет собственную серию и номер.
Что делать при выдаче книжки через представителя работника?
Укажите ФИО представителя, его паспортные данные и основание полномочий (доверенность с реквизитами). Без этих данных расписка не защитит работодателя от претензий о неполучении книжки самим работником.
Можно ли включать в расписку блок об отсутствии претензий?
Да, но формулировка должна быть ограничена: «претензий к Работодателю исключительно в части записей в трудовой книжке и факта её выдачи». Расширительное толкование может быть использовано против работника при спорах о расчёте.
Грозит ли работодателю ответственность за задержку выдачи книжки?
Да. За задержку выдачи трудовой книжки работодатель несёт материальную ответственность по статье 234 ТК РФ — обязан возместить работнику не полученный им заработок. Также возможна компенсация морального вреда по статье 237 ТК РФ.
Сколько экземпляров расписки нужно составлять?
Два — по одному для каждой стороны. Это защищает и работодателя, и работника: у каждой стороны остаётся документ с подписями обеих сторон.
Как долго хранится расписка?
Расписка хранится в личном деле работника в течение всего срока хранения личных дел (не менее 50 лет для документов по личному составу). Это требование архивного законодательства.