Зачем вообще знать сроки хранения документов?
Многие предприниматели и бухгалтеры считают, что достаточно просто хранить бумаги «пока не надоест». Но это опасное заблуждение. За нарушение сроков хранения документов предусмотрены серьёзные штрафы, а в некоторых случаях — даже уголовная ответственность.
В 2026 году правила не изменились, но контролирующие органы стали строже. Мы подготовили полный список сроков, чтобы вы могли спокойно работать и не бояться проверок.
Бухгалтерские и налоговые документы (5 лет)
Согласно ст. 23 НК РФ и 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», следующие документы нужно хранить 5 лет:
- 📄 Счета-фактуры
- 📄 Акты выполненных работ (АВР)
- 📄 Товарно-транспортные накладные (ТТН)
- 📄 Кассовые чеки и квитанции
- 📄 Платёжные поручения и выписки по счетам
- 📄 Налоговые декларации
Важно: отсчёт срока начинается с 1 января года, следующего за годом составления документа. Если акт подписан в 2026 году, то хранить его нужно до конца 2031 года.
Договоры и документы по недвижимости (75 лет)
Согласно ст. 19 Закона № 125-ФЗ «Об архивном деле», документы, подтверждающие права на недвижимость, а также договоры купли-продажи, аренды и ипотеки, хранятся 75 лет.
Это же касается:
- 📄 Договоров купли-продажи квартир и домов
- 📄 Договоров аренды недвижимости
- 📄 Ипотечных договоров
- 📄 Документов о приватизации
Трудовые и кадровые документы (75 лет)
Согласно ТК РФ, документы, связанные с трудовой деятельностью, хранятся 75 лет:
- 📄 Трудовые книжки
- 📄 Договоры с сотрудниками
- 📄 Приказы о приёме и увольнении
- 📄 Личные карточки работников
Корпоративные документы (постоянно)
Документы, связанные с деятельностью компании, должны храниться постоянно:
- 📄 Устав
- 📄 Свидетельство о регистрации (ОГРН)
- 📄 Протоколы собраний учредителей
- 📄 Лицензии и разрешения
Что будет, если не соблюдать сроки?
За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы:
- Для ИП: от 10 000 до 20 000 ₽ (ст. 15.11 КоАП РФ)
- Для юридических лиц: от 50 000 до 100 000 ₽
- При налоговой проверке: доначисление налогов и пеней
Как упростить хранение документов
Бумажный архив — это дорого и неудобно. Вот почему всё больше компаний переходят на электронное хранение:
- ✅ Документы не занимают место в офисе
- ✅ Мгновенный поиск по дате, типу и контрагенту
- ✅ Автоматические бэкапы и защита от потери
- ✅ Серверы в РФ, соответствие 152-ФЗ
Сервис ДОКУМАТОР как раз для этого. Вы загружаете документы, а мы храним их столько, сколько нужно по закону. Никаких скрытых комиссий — только за фактическое хранение.
Краткая памятка
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Счета-фактуры, акты, ТТН, чеки | 5 лет |
| Договоры купли-продажи, аренды | 75 лет |
| Трудовые книжки, кадровые документы | 75 лет |
| Уставы, протоколы, лицензии | Постоянно |